Korzystanie z systemu przez dwie strony umowy
Większość aplikacji do rozliczania najmu przeznaczona jest wyłącznie dla właściciela nieruchomości. Nalicznik.pl został zaprojektowany inaczej — umożliwia współpracę obu stron umowy. Dzięki temu właściciel i najemca korzystają z tych samych, zawsze aktualnych informacji dotyczących najmu.
1. Autor umowy
Każda umowa w systemie posiada swojego autora. Jest nim użytkownik, który jako pierwszy utworzył umowę.
Autorem może być zarówno właściciel nieruchomości, jak i najemca — wybór należy do stron umowy.
Autor przygotowuje umowę oraz może zaprosić drugą stronę do wspólnego korzystania z systemu. Zaproszenie można wysłać zarówno podczas przygotowywania umowy, jak i w dowolnym momencie później.
2. Zaproszenie drugiej strony
Autor umowy może zaprosić do niej drugiego uczestnika.
Jeżeli autorem umowy jest właściciel nieruchomości, zaproszenie wysyłane jest do najemcy. Jeżeli natomiast autorem jest najemca, może on zaprosić właściciela.
Po zaakceptowaniu zaproszenia obie strony korzystają z tej samej umowy, logując się na własne konta użytkowników.
3. Wspólna praca nad umową
Zaproszony użytkownik może uczestniczyć w przygotowaniu umowy jeszcze przed jej aktywacją.
Dzięki temu obie strony mogą wspólnie uzupełnić dane umowy, skonfigurować liczniki oraz opłaty, a następnie sprawdzić poprawność wszystkich ustawień przed rozpoczęciem rozliczeń.
Wspólne przygotowanie umowy pozwala ograniczyć liczbę późniejszych wyjaśnień i zapewnia, że obie strony rozpoczynają korzystanie z systemu z tym samym zestawem informacji.
4. Wspólny dostęp do informacji
Po połączeniu obu użytkowników z jedną umową każda ze stron ma dostęp do tych samych informacji dotyczących wspólnego najmu.
Obie strony widzą między innymi:
- dane umowy,
- aktualny status umowy,
- liczniki przypisane do umowy,
- aktualne stany liczników,
- historię wykonanych odczytów,
- wygenerowane rozliczenia oraz ich statusy,
- informacje dotyczące płatności.
Dzięki temu właściciel i najemca zawsze korzystają z jednej, aktualnej wersji umowy.
Nie ma potrzeby przesyłania sobie rozliczeń, zdjęć liczników, dodatkowych zestawień ani prowadzenia własnych arkuszy kalkulacyjnych.
5. Powiadomienia o zmianach
Wspólne korzystanie z systemu pozwala obu stronom na bieżąco śledzić wydarzenia dotyczące umowy.
Gdy jeden użytkownik wykonuje istotną czynność, drugi użytkownik otrzymuje powiadomienie w aplikacji.
Przykładowe zdarzenia powodujące powiadomienia:
- zmiana danych umowy,
- dodanie lub zmiana odczytu licznika,
- utworzenie miesięcznego rozliczenia,
- zatwierdzenie miesięcznego rozliczenia,
- inne ważne działania dotyczące wspólnej umowy.
Powiadomienia działają w obie strony — zarówno właściciel, jak i najemca są informowani o działaniach wykonanych przez drugiego uczestnika umowy.
6. Aktywacja umowy
Rozpoczęcie rozliczania najmu następuje w momencie aktywacji umowy.
Aktywację wykonuje autor umowy po zakończeniu jej przygotowania.
7. Uprawnienia użytkowników
Obie strony mają dostęp do informacji dotyczących wspólnej umowy, jednak niektóre działania mogą zależeć od roli użytkownika.
Wybrane czynności mogą być dostępne wyłącznie dla autora umowy lub dla określonej strony umowy.
Ograniczenia te wynikają z odpowiedzialności związanej z daną rolą i pomagają zachować poprawność oraz bezpieczeństwo rozliczeń.