Zmiana warunków obowiązującej umowy
Ten poradnik wyjaśnia, jak zmienić warunki aktywnej umowy, gdy nie można już jej edytować ze względu na istniejące rozliczenia.
1. Dlaczego nie można edytować aktywnej umowy?
Po rozpoczęciu korzystania z umowy system chroni historię rozliczeń i nie pozwala na zmianę warunków, które mogły mieć wpływ na wcześniej wygenerowane rozliczenia.
Szczególnie dotyczy to sytuacji, gdy:
- umowa jest aktywna
- zostały wygenerowane rozliczenia
- jakiekolwiek rozliczenie zostało zatwierdzone
2. Przykład zmiany warunków umowy
Typową sytuacją jest zmiana opłat niezależnych od właściciela.
Przykład:
- dotychczasowy czynsz administracyjny: 840 PLN
- nowy czynsz administracyjny od sierpnia: 856 PLN
Ponieważ wcześniejsze rozliczenia muszą pozostać niezmienione, nie zmieniamy wartości w istniejącej umowie. Zamiast tego tworzymy nową wersję umowy obowiązującą od dnia zmiany.
3. Utworzenie nowej wersji umowy
Pierwszym krokiem jest utworzenie kopii obecnie obowiązującej umowy.
- otwórz szczegóły aktualnej umowy
- wybierz opcję „Klonuj umowę”
- ustaw datę rozpoczęcia nowej umowy na dzień obowiązywania nowych warunków
- zmień wymagane wartości, np. wysokość czynszu administracyjnego
- aktywuj nową umowę
Nowa umowa przejmuje konfigurację poprzedniej umowy, dlatego zmieniane są wyłącznie wartości, które uległy zmianie.
4. Zakończenie poprzedniej umowy
Po aktywowaniu nowej wersji umowy należy wrócić do poprzedniej umowy i zakończyć jej obowiązywanie.
- otwórz poprzednią umowę
- wybierz opcję „Zakończ umowę”
- ustaw datę zakończenia na ostatni dzień obowiązywania starych warunków
W opisanym przykładzie:
- poprzednia umowa kończy się 31 lipca
- nowa umowa zaczyna obowiązywać od 1 sierpnia
5. Jak działa rozliczenie po zmianie?
Po zmianie warunków każda umowa odpowiada za swój okres obowiązywania.
- stara umowa wygeneruje ostatnie rozliczenie według poprzednich warunków
- nowa umowa będzie generować kolejne rozliczenia według nowych wartości